Unverbindliche Einordnung
Wir prüfen, ob das KI-Audit fachlich zur betrieblichen Fragestellung und Ausgangslage passt.
KI-Systemarchitektur für den Mittelstand
Bevor KI eingeführt wird, muss sichtbar werden, worin sie wirken soll.
Das Pröll Systems KI-Audit analysiert Prozesse, Wissensstrukturen, Verantwortlichkeiten und Entscheidungswege. Daraus entsteht kein allgemeines KI-Konzept, sondern eine belastbare Architektur für den tatsächlichen Einsatz im Unternehmen.
Antrag und Informationsschreiben müssen vor Abschluss des Beratungsvertrags und vor Beginn der individuellen Beratung vorliegen.
Beratungsumfang Pröll Systems KI-Audit
Investition 3.500 € netto
Möglicher Zuschuss Max. 1.750 € oder 2.800 €
Leistungsgrenze Keine technische Umsetzung
BAFA-Förderweg
Die Reihenfolge entscheidet.
Die Förderhöhe richtet sich nach Unternehmensstandort und Fördervoraussetzungen. Eine Fördergarantie besteht nicht.
BAFA-Antrag
Das zu beratende Unternehmen stellt den Antrag selbst über die BAFA-Antragsplattform.
Informationsschreiben
Erst nach Erhalt des Informationsschreibens darf die geförderte Maßnahme beginnen.
Beratungsvertrag
Erst danach wird der individuelle Beratungsvertrag über die Maßnahme geschlossen.
Start des KI-Audits
Analyse, Schwachstellenbewertung, Handlungsempfehlungen und betrieblicher Entscheidungsfahrplan beginnen.
Vor Erhalt des BAFA-Informationsschreibens dürfen weder der individuelle Beratungsvertrag über die geförderte Maßnahme geschlossen noch die Beratung begonnen werden.
Unternehmensanalyse vor KI-Einführung
Sichtbar ist die Technologie. Entscheidend ist die Struktur darunter.
Das KI-Audit beginnt nicht mit der Auswahl eines Systems. Es klärt, welche betriebliche Aufgabe gelöst werden muss, welche Voraussetzungen bereits vorhanden sind und an welcher Stelle KI im Unternehmen tatsächlich Wirkung entfalten kann.
01
Eine belastbare KI-Entscheidung entsteht nicht aus der Anzahl möglicher Anwendungen. Sie entsteht aus Kriterien, mit denen Relevanz, Wirkung und Umsetzbarkeit unterschieden werden können.
Die Beratung verbindet Geschäftsmodell, Arbeitsrealität, Verantwortung, Wissen, Prozesse und technologische Möglichkeiten zu einer nachvollziehbaren Entscheidungsgrundlage.
Sechs Analysefelder für eine tragfähige KI-Entscheidung.
Umfang und Gewichtung richten sich nach der individuellen Unternehmenssituation und der vereinbarten betrieblichen Fragestellung.
Geschäftsmodell und Zielsetzung
Welche wirtschaftliche Aufgabe soll gelöst werden? Wo soll KI einen konkreten Beitrag zu Qualität, Geschwindigkeit, Steuerbarkeit oder Wertschöpfung leisten?
Prozesse und operative Reibung
Welche Abläufe sind unnötig komplex, manuell oder redundant? Wo entstehen Medienbrüche, Rückfragen, Wartezeiten und vermeidbare Abhängigkeiten?
Wissen und Informationsarchitektur
Wo befindet sich relevantes Unternehmenswissen? Ist es zugänglich, aktuell und so strukturiert, dass Menschen und KI-Systeme zuverlässig damit arbeiten können?
Rollen und Verantwortlichkeiten
Wer entscheidet über Anwendungen, Inhalte und Freigaben? Welche Verantwortung bleibt beim Menschen und wo fehlen klare Prüf-, Kontroll- oder Eskalationswege?
KI-Potenziale und Priorisierung
Welche Anwendungsfelder sind relevant, realistisch und wirtschaftlich? Die Bewertung erfolgt nach Wirkung, Umsetzbarkeit, Datenlage, Abhängigkeiten und Risiko.
Schwachstellen und strukturelle Ursachen
Welche sichtbaren Probleme sind lediglich Symptome? Das Audit trennt operative Erscheinungen von den Ursachen, die vor einer Automatisierung geklärt werden müssen.
Entscheidungsraum statt Tool-Sammlung
Nicht jede mögliche Anwendung ist eine sinnvolle Anwendung.
Potenziale werden nicht isoliert betrachtet. Entscheidend ist, ob eine Anwendung zur Organisation, zum Geschäftsmodell und zur tatsächlichen Arbeitsweise des Unternehmens passt.
Löst die Anwendung ein relevantes betriebliches Problem oder erzeugt sie lediglich zusätzliche Technologie?
Sind Prozesse, Daten, Wissen und Verantwortlichkeiten belastbar genug für eine verlässliche Nutzung?
Stehen erwartete Wirkung, Einführungsaufwand und Folgekosten in einem tragfähigen Verhältnis?
Bleibt die Geschäftsführung in der Lage, Ergebnisse, Risiken und Abhängigkeiten tatsächlich zu steuern?
Ergebnis dieser Beratungsphase
Klarheit über Ausgangslage, Ursachen und Prioritäten.
- belastbare Ausgangsanalyse
- eingeordnete Schwachstellen
- priorisierte KI-Potenziale
- klare Entscheidungsrichtung
Beratungsleistung und Ergebnisarchitektur
Analyse allein verändert kein Unternehmen. Entscheidend ist, was daraus steuerbar wird.
Das Pröll Systems KI-Audit übersetzt die betriebliche Ausgangslage in eine nachvollziehbare Entscheidungsarchitektur. Die Geschäftsführung erhält keine lose Sammlung möglicher Anwendungen, sondern eine geordnete Grundlage für Prioritäten, Verantwortlichkeiten und nächste Schritte.
Vier Leistungsbausteine führen vom Lagebild zum Entscheidungsfahrplan.
Die konkrete Ausgestaltung richtet sich nach Ausgangslage, Beratungsgegenstand und betrieblicher Fragestellung des Unternehmens.
Erhebung und Strukturaufnahme
Relevante Prozesse, Rollen, Wissensflüsse und operative Reibungspunkte werden systematisch aufgenommen und in ihrem betrieblichen Zusammenhang betrachtet.
- Ausgangslage und Zielbild
- relevante Prozess- und Informationswege
- bestehende Systeme und Abhängigkeiten
Schwachstellen- und Ursachenbewertung
Sichtbare Probleme werden von ihren strukturellen Ursachen getrennt. Dadurch wird erkennbar, welche Voraussetzungen vor einer Automatisierung oder KI-Einführung geklärt werden müssen.
- Reibungsverluste und Medienbrüche
- unklare Verantwortungslogiken
- kritische Wissens- und Datenlücken
Bewertung geeigneter KI-Anwendungsfelder
Mögliche Einsatzfelder werden nicht nach technischer Attraktivität, sondern nach betrieblicher Wirkung, Umsetzbarkeit, Risiko und wirtschaftlicher Relevanz bewertet.
- Nutzen und erwartbare Wirkung
- Aufwand, Voraussetzungen und Abhängigkeiten
- Priorität und betriebliche Tragfähigkeit
Handlungsempfehlungen und Entscheidungsfahrplan
Aus Analyse und Bewertung entsteht eine nachvollziehbare Reihenfolge für die nächsten unternehmerischen Entscheidungen – mit klaren Prioritäten und Verantwortungsfeldern.
- priorisierte Handlungsfelder
- empfohlene Reihenfolge der nächsten Schritte
- Orientierung für Entscheidung und Umsetzung
Das Ergebnis des KI-Audits
Kein Tool-Katalog. Eine belastbare Entscheidungsgrundlage.
Die Ergebnisse werden unternehmensbezogen zusammengeführt, priorisiert und so dokumentiert, dass die Geschäftsführung Entscheidungen nachvollziehen, vertreten und in die weitere Unternehmensentwicklung übersetzen kann.
Dokumentierte Ausgangslage
Relevante Strukturen, Prozesse, Rollen und Informationswege werden nachvollziehbar zusammengeführt.
Bewertete Schwachstellen
Operative Symptome und strukturelle Ursachen werden unterschieden und eingeordnet.
Priorisierte KI-Potenziale
Geeignete Anwendungsfelder werden nach Nutzen, Umsetzbarkeit und betrieblicher Relevanz geordnet.
Entscheidungsfahrplan
Die nächsten Schritte werden in eine klare und nachvollziehbare Reihenfolge gebracht.
Handlungsempfehlungen
Empfehlungen werden mit Bezug zur tatsächlichen betrieblichen Ausgangslage formuliert.
Beratungsbericht
Die Beratungsergebnisse werden in einem individuellen unternehmensbezogenen Bericht dokumentiert.
Klare Leistungsgrenze
Das KI-Audit schafft Entscheidungsfähigkeit – keine verdeckte Umsetzung.
Der Beratungsgegenstand ist die Analyse, Bewertung und unternehmerische Einordnung. Technische Implementierung, Softwarebeschaffung und operative Umsetzung sind nicht Bestandteil des ausgewiesenen Beratungshonorars.
- keine Programmierung oder technische Systemintegration
- keine Software-, Lizenz- oder Toolkosten im Beratungshonorar
- keine pauschale Empfehlung ohne betriebliche Prüfung
- keine Garantie für Förderfähigkeit oder spätere Bewilligung
Unternehmerischer Mehrwert
Investitionen werden nicht früher getroffen. Sie werden besser vorbereitet.
- weniger Fehlentscheidungen
- klarere Prioritäten
- nachvollziehbare Verantwortung
- belastbare nächste Schritte
Für welche Unternehmen das KI-Audit gedacht ist
Die Beratung beginnt dort, wo eine Entscheidung vorbereitet werden muss.
Das Pröll Systems KI-Audit richtet sich an Geschäftsführungen, die KI nicht als isoliertes Technologieprojekt betrachten, sondern als unternehmerische Veränderung mit Auswirkungen auf Prozesse, Wissen, Rollen und Verantwortung.
Klarheit vor Investition und Einführung benötigt wird.
- KI im Unternehmen eingesetzt werden soll, die geeigneten Anwendungsfelder aber noch nicht belastbar priorisiert sind.
- bestehende Prozesse, Informationswege oder Verantwortlichkeiten vor einer Automatisierung strukturell geprüft werden sollen.
- Geschäftsführung und Fachbereiche eine gemeinsame Entscheidungsgrundlage benötigen.
- Investitionen nicht auf Tool-Demonstrationen, sondern auf betrieblicher Relevanz und Umsetzbarkeit beruhen sollen.
- aus einzelnen KI-Ideen eine nachvollziehbare Reihenfolge für die nächsten Schritte entstehen soll.
ausschließlich eine schnelle Tool- oder Umsetzungsleistung gesucht wird.
- bereits feststeht, welche Software ohne weitere betriebliche Prüfung eingeführt werden soll.
- lediglich einzelne Prompts, Automationen oder technische Konfigurationen benötigt werden.
- eine pauschale Förderzusage oder ein garantierter Zuschuss erwartet wird.
- keine internen Ansprechpartner für Ausgangslage, Prozesse und Entscheidungsfragen zur Verfügung stehen.
- Analyse, Dokumentation und strukturelle Einordnung nicht Bestandteil des Auftrags sein sollen.
Franziska Pröll · Pröll Systems
Unternehmensberatung für Entscheidungen, die der Technik vorausgehen.
Franziska Pröll verbindet unternehmerische Erfahrung, Kommunikationsarchitektur, Organisationslogik und KI-Systemarchitektur. Im Mittelpunkt steht nicht die Frage, welches System technisch möglich ist, sondern welche Struktur ein Unternehmen benötigt, damit KI wirtschaftlich, steuerbar und verantwortbar eingesetzt werden kann.
Unternehmerische Perspektive
Entscheidungen werden aus Geschäftsmodell, Realitä t und Verantwortung heraus betrachtet – nicht aus einer reinen Anbieter- oder Toolperspektive.
Systemische Analyse
Prozesse, Wissen, Rollen, Kommunikation und Technologie werden als zusammenhängende Unternehmensarchitektur gelesen.
Klare Entscheidungslogik
Empfehlungen werden priorisiert, begründet und in eine nachvollziehbare Reihenfolge für die Geschäftsführung übersetzt.
Unabhängige Einordnung
Im KI-Audit steht nicht der Verkauf einer bestimmten Software, Plattform oder technischen Lösung im Vordergrund.
KI-Systemarchitektin Unternehmerin seit 2011 Bestseller-Autorin Autorin von „Die KI-Epoche“ Beim BAFA als Beratungsunternehmen gelistet
Beratungsprinzip
Keine Technologieentscheidung ohne belastbare Unternehmenslogik.
- unternehmensbezogene Analyse
- unabhängige Priorisierung
- dokumentierte Empfehlungen
- klare Leistungsgrenzen
BAFA-Unternehmensberatung · Stand 01.10.2026
Förderung schafft einen Rahmen. Die unternehmerische Entscheidung bleibt bei Ihnen.
Die folgenden Antworten geben eine erste Orientierung zum Verfahren. Die formale Prüfung der Fördervoraussetzungen sowie die abschließende Entscheidung über den Zuschuss erfolgen im BAFA-Verfahren.
- Förderfähige Beratungskosten maximal 3.500 € je geförderter Beratung
- Fördersatz 50 % oder 80 % abhängig vom Unternehmensstandort
- Maximaler Zuschuss 1.750 € oder 2.800 € abhängig vom geltenden Fördersatz
- Verwendungsnachweis spätestens nach 6 Monaten gerechnet ab Informationsschreiben
- Beratungsdauer maximal 5 Tage / 40 Stunden Förderobergrenze, kein Mindestumfang
- Aktuelle Förderrichtlinie bis 31.12.2026 maßgeblich bleiben die jeweils geltenden BAFA-Vorgaben
Wer kann die BAFA-Förderung grundsätzlich beantragen?
Antragsberechtigt sind grundsätzlich rechtlich selbstständige kleine und mittlere Unternehmen mit Sitz und Geschäftsbetrieb in Deutschland, sofern sie die Voraussetzungen der geltenden Förderrichtlinie erfüllen.
Maßgeblich ist unter anderem, dass das Unternehmen der EU-Definition für kleine und mittlere Unternehmen entspricht.
Wie hoch kann der Zuschuss ausfallen?
Die maximal förderfähigen Beratungskosten betragen 3.500 Euro.
- 50 Prozent und maximal 1.750 Euro oder
- 80 Prozent und maximal 2.800 Euro.
Maßgeblich sind Unternehmensstandort und die zum Zeitpunkt der Antragstellung geltenden Bedingungen.
Wie lange darf eine BAFA-geförderte Beratung dauern?
Eine geförderte Beratung darf eine maximale Dauer von fünf Tagen beziehungsweise 40 Beratungsstunden nicht überschreiten. Ein Beratungstag wird im BAFA-Verfahren mit acht Stunden angesetzt.
Diese 40 Stunden sind eine Förderobergrenze und kein vorgeschriebener oder notwendiger Leistungsumfang. Der konkrete Umfang des Pröll Systems KI-Audits richtet sich nach Beratungsauftrag, Ausgangslage und betrieblicher Fragestellung.
Reisezeiten, Pausen sowie die Zeit für die Erstellung des Beratungsberichts zählen nach den aktuellen BAFA-Vorgaben nicht zu diesem Zeitkontingent.
Darf der Beratungsvertrag bereits vor dem Informationsschreiben geschlossen werden?
Nein.
Erst nach Erhalt des Informationsschreibens darf mit der geförderten Beratung begonnen werden. Als Beginn der Beratung gilt bereits der Abschluss eines Beratungsvertrags über die geförderte Maßnahme.
Wer stellt den Förderantrag?
Der Antrag wird vom zu beratenden Unternehmen selbst online über die vorgesehene BAFA-Antragsplattform gestellt.
Pröll Systems kann den Ablauf erläutern und erforderliche Angaben zur Beraterauswahl bereitstellen. Die Verantwortung für Antrag und Unternehmensangaben verbleibt beim antragstellenden Unternehmen.
Ist das Informationsschreiben bereits eine verbindliche Förderzusage?
Nein.
Das Informationsschreiben ermöglicht den förderkonformen Beginn der Beratung. Die abschließende Entscheidung über Bewilligung und Auszahlung erfolgt nach Durchführung der Beratung und Prüfung des vollständigen Verwendungsnachweises.
Muss das Unternehmen die Rechnung zunächst vollständig bezahlen?
Ja.
Das Beratungshonorar wird vom Unternehmen vollständig bezahlt. Für den Verwendungsnachweis ist ein Kontoauszug über die vollständige Zahlung erforderlich.
Ein möglicher Zuschuss wird nicht vorab vom Beratungshonorar abgezogen.
Welche Unterlagen werden nach der Beratung benötigt?
Zum Verwendungsnachweis gehören insbesondere die im Förderverfahren vorgesehenen Formulare und Nachweise.
- Verwendungsnachweisformular
- EU-KMU- und De-minimis-Erklärung
- unterzeichneter Beratungsbericht
- Rechnung des Beratungsunternehmens
- Kontoauszug über die vollständige Zahlung
- weitere im Verfahren verlangte Nachweise
Bis wann muss der Verwendungsnachweis eingereicht werden?
Der vollständige Verwendungsnachweis muss grundsätzlich spätestens sechs Monate nach Erhalt des Informationsschreibens elektronisch bei der zuständigen Leitstelle eingereicht werden.
Was gilt für Unternehmen, die noch kein Jahr am Markt sind?
Unternehmen, die bei Antragstellung noch nicht länger als ein Jahr am Markt tätig sind, müssen zusätzlich ein Informationsgespräch mit einem regionalen Ansprechpartner führen.
Die hierfür geltenden Fristen und Nachweisanforderungen richten sich nach den aktuellen BAFA-Vorgaben.
Ist die technische Umsetzung Bestandteil des KI-Audits?
Nein.
Gegenstand des ausgewiesenen Beratungshonorars sind Analyse, Schwachstellenbewertung, konzeptionelle Einordnung, Handlungsempfehlungen und Entscheidungsfahrplan.
Programmierung, technische Implementierung, Softwarelizenzen, Systemintegration oder operative Umsetzung sind nicht Bestandteil dieses Beratungshonorars.
Kann Pröll Systems eine Förderung garantieren?
Nein.
Pröll Systems kann die fachliche Passung des Beratungsgegenstands unverbindlich einordnen und den Ablauf erklären.
Die formale Prüfung der Fördervoraussetzungen und die abschließende Entscheidung über den Zuschuss liegen bei den zuständigen Stellen im Förderverfahren.
Wie beginnt die Zusammenarbeit mit Pröll Systems?
Zunächst wird unverbindlich eingeordnet, ob das KI-Audit zur grundsätzlichen Ausgangslage des Unternehmens passt.
Soll die Beratung im BAFA-Verfahren erfolgen, stellt das Unternehmen zunächst den Förderantrag. Erst nach Erhalt des Informationsschreibens werden Beratungsvertrag und konkreter Beratungsstart vereinbart.
Beratung, Dokumentation und Nachweis bilden einen Prozess.
Nach Abschluss des KI-Audits müssen Bericht, Rechnung, vollständige Zahlung und Verwendungsnachweis innerhalb der geltenden Frist vollständig zusammengeführt werden.
Beratungsbericht
Analyse, Ursachenbewertung, Empfehlungen und Ergebnisse werden unternehmensbezogen dokumentiert.
Rechnung und Zahlung
Das Beratungshonorar wird vollständig bezahlt und über den Kontoauszug des beratenen Unternehmens nachgewiesen.
Verwendungsnachweis
Das Unternehmen reicht die erforderlichen Formulare, Erklärungen und Nachweise elektronisch ein.
Förderprüfung
Die zuständigen Stellen prüfen die Unterlagen und entscheiden abschließend über den Zuschuss.
Der nächste sinnvolle Schritt
Erst die betriebliche Frage klären. Dann den Förderweg einordnen.
Für die erste unverbindliche Einordnung genügen Unternehmen, Standort, Mitarbeitendenzahl und die betriebliche Fragestellung. Es entsteht dabei noch kein Beratungsvertrag und keine förderrelevante individuelle Beratung.
Förderhinweis · Stand 01.10.2026
Die dargestellten Informationen dienen der allgemeinen Orientierung und ersetzen keine formale Prüfung durch BAFA oder Leitstelle sowie keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Förderbedingungen, Verwaltungspraxis und Formulare können sich ändern. Maßgeblich sind die zum Zeitpunkt der Antragstellung geltenden offiziellen Förderrichtlinien, Merkblätter und Entscheidungen der zuständigen Stellen.